Association France Acouphènes Règlement intérieur |
ObjetConformément à ses statuts, l’association France Acouphènes se dote d’un règlement intérieur pour définir les droits et devoirs des adhérents qui s’impliquent comme membres actifs dans l’animation ou l’administration de l’association, les modes et règles de fonctionnement des instances nationales, des délégations régionales et équipes locales, ainsi que du personnel salarié employé par le siège.
Sommaire
I - Structuration juridique et organisation fonctionnelle
Adhésion à l’association
Participation bénévole à la vie de l’association
Organisation administrative et gouvernement de l’association
Prise de responsabilité dans l’animation et/ou la gestion
Relations entre structures nationales, régionales et locales
Relations entre personnels permanents et membres adhérents
Gestion des conflits
Retrait de mandat ou d’agrément - Radiation
II - Gestion administrative et financière
Organisation des réunions du Conseil d’Administration et du Bureau Directeur
Responsabilité juridique et financière - Délégations de pouvoir
Ouverture de comptes bancaires et délégation des signatures
Engagement des dépenses : autorisations, justifications et remboursements
Gestion des frais de déplacement
Tenue de la comptabilité et contrôle des comptes
Conduite et contrôle de la gestion
Procédures d’interrogation et droit d’alerte
Suivi des adhésions - Gestion et protection des fichiers
Mise à disposition des équipements de l’association
III - Actions de communication et organisation de manifestations
Identification des informations
Prises de paroles, rédaction et diffusion d’informations au nom de l’association
Responsabilité de la ‘Revue de France Acouphènes’ et des sites internet
Organisation de réunions ou manifestations publiques au niveau régional ou local
Partenariats extérieurs - Participation à d’autres instances associatives
I - Structuration juridique et organisation fonctionnelle
Elle s’opère selon les procédures définies par les statuts.
Elle confère la qualité de membre adhérent et permet de bénéficier de services spécifiques proposés par l’association (information - relation personnalisée, conseil et soutien - mise en contact avec d’autres adhérents - participation aux animations et à l’action militante).
Participation bénévole à la vie de l’association
Toute personne désireuse de participer activement à l’animation ou à l’action militante est la bienvenue, dans la mesure où elle s’engage dans un esprit de bénévolat et respecte la structuration décisionnelle, l’organisation de travail en cours ainsi que les orientations et démarches politiques déjà définies par les responsables de l’association.
Organisation administrative et gouvernement de l’association
Les principes et les modalités essentielles de l’administration et du fonctionnement de l’association sont définis au chapitre II des statuts (de l’article 5 à l’article 12).
Sous couvert des instances nationales de gouvernement de l’association, obligatoirement élues chaque année, des structures d’animation régionales et locales peuvent être créées sur la base d’initiatives individuelles ou collectives :
- une délégation régionale est officiellement constituée lorsque, dans une région bien identifiée à travers les départements qu’elle regroupe (indépendamment du découpage officiel de la France en régions administratives), une équipe de membres actifs a pu se structurer autour d’un(e) animateur(trice) dont les compétences sont reconnues par le Conseil d’Administration, ce qui motive son agrément comme délégué(e) régional(e) ;
- un contact local ou une équipe locale se constitue lorsqu’un membre ou un groupe de membres manifeste la volonté de participer localement à la vie de l’association, et fait connaître les coordonnées du contact, les projets d’animation et modalités d’action.
Prise de responsabilité dans l’animation et/ou la gestion
Tout membre actif peut prétendre à l’exercice de responsabilités dans l’animation et/ou la gestion de l’association. Selon les fonctions visées, il devra se conformer aux procédures de simple enregistrement, d’agrément ou d’élection, prévues par les statuts :
- pour toute démarche militante menée au nom de l’association, enregistrement comme contact local auprès du siège (secrétariat permanent) et du Conseil d’Administration ;
- pour une délégation dans l’animation d’une région, candidature soumise à l’agrément du Conseil d’Administration (éventuellement délégué au Bureau Directeur), appréciée en regard de l’expérience acquise comme contact local et du projet d’action proposé ;
- pour un siège au Conseil d’Administration, instance nationale de gouvernement de l’association, candidature soumise au vote de l’assemblée générale des adhérents.
S’agissant de fonctions spécifiques comme la tenue de permanences téléphoniques ou la participation à la rédaction de la revue, l’exercice du bénévolat suppose un engagement précis et l’acceptation de règles et conseils pour s’inscrire dans l’organisation collective.
Les responsables de l’association veillent donc à soutenir les initiatives et à coordonner les actions dans un souci de respect des personnes et des idées, de cohérence et d’efficacité.
Relations entre structures nationales, régionales et locales
En tant que personne morale, l’association assume la responsabilité de tout propos ou de tout acte marquant de la vie civile qui serait le fait d’un ou plusieurs membres adhérents, salariés ou préposés agissant en son nom. Cette responsabilité doit être circonscrite et contrôlée, donc elle impose de connaître et suivre les engagements des membres actifs, des employés et des partenaires associés, dans l’animation et l’action militante.
A cette fin, une relation hiérarchique est instituée entre les collèges, groupes et personnes intervenant au nom de l’association, en fonction des mandats confiés, délégations reçues, initiatives prises collectivement ou individuellement :
Le Conseil d’Administration , instance première de gouvernement de l’association, élit en son sein les membres du Bureau Directeur, en leur confiant individuellement, poste après poste, des responsabilités précises : présidence, secrétariat général, trésorerie et suppléances éventuelles (de vice-président, secrétaire ou trésorier adjoints).
Le Bureau Directeur est chargé de mettre en oeuvre la politique définie par le Conseil d’Administration et donc d’appliquer ses orientations et décisions. Il prend les mesures nécessaires au bon fonctionnement de l’association et à la poursuite de ses objectifs. A ce titre, il fait autorité auprès des employés salariés, auprès des délégués régionaux et contacts locaux et plus généralement de tous les membres actifs, lorsqu’il s’agit de déterminer les priorités dans l’animation institutionnelle ou dans l’action militante, les niveaux d’engagement, les choix de partenariat, les axes de communication, ainsi que les modalités juridiques et financières d’organisation et de réalisation d’une opération.
Le Délégué Régional est chargé de relayer et traduire à l’échelon régional la politique associative définie par les instances nationales. Libre de toutes initiatives pour autant qu’elles respectent les principes et orientations générales de France Acouphènes, il doit toutefois rendre compte régulièrement de son action au Conseil d’Administration.
De plus, il doit prendre conseil ou avis auprès du permanent chargé de coordination au siège de l’association et auprès du Bureau Directeur lorsqu’il entreprend une démarche sensible de nature politique, juridique ou financière. Chargé également de superviser les actions menées sur sa région par les contacts locaux et leurs équipes, le Délégué Régional y est investi, à travers l’agrément du Conseil d’Administration, d’une autorité de principe sur les membres actifs.
Le Contact Local assure une animation à l’échelon local en fonction de ses motivations et centres d’intérêt, de ses compétences et disponibilités. Il établit des contacts avec les adhérents et éventuellement les partenaires institutionnels (professionnels de santé, élus locaux, journalistes) du secteur géographique qu’il souhaite couvrir. En communiquant aux instances de l’association son projet d’animation interne ou d’action militante (qui peut rester modeste et ciblé), il doit demander son enregistrement comme contact local. Son rôle est alors officialisé, ce qui permet un accompagnement de son action, lorsqu’il le souhaite, par des membres actifs expérimentés, en particulier par un délégué régional si sa région en est pourvue. Le rôle de contact local ne permet pas d’engager d’actions publiques au nom de l’association sans son autorisation et son contrôle, et ne confère pas le statut de porte-parole.
Le personnel permanent est placé sous la seule autorité des membres du Bureau directeur chargés de responsabilités fonctionnelles, c’est-à-dire président(e), secrétaire général(e) et trésorier(ère). Il est dirigé par un(e) coordinateur(rice) responsable du secrétariat national de l’association, qui relaie le Bureau Directeur auprès de tous les membres actifs.
A ce titre, le(la) permanent(e) coordinateur(rice) doit être informé(e) des actions engagées par les correspondants locaux et régionaux et son avis prévaut en première instance pour toute question touchant leur organisation et leur couverture juridique et financière.
En cas de désaccord ou de litige survenant entre membres actifs extérieurs au Conseil d’Administration, et persistant malgré l’intervention d’un membre du Bureau Directeur pour médiation, le différend sera soumis à l’arbitrage du Conseil d’Administration. Dans l’attente d’une décision définitive, c’est le Bureau Directeur qui statuera sur les mesures immédiates à prendre pour circonscrire le problème et préserver les intérêts des parties.
En cas de désaccord ou de litige survenant entre des administrateurs et d’autres membres actifs, le différend sera soumis à l’arbitrage d’un collège composé de trois administrateurs et trois adhérents non administrateurs choisis parmi des volontaires délégués régionaux ou contacts locaux, qui n’auront pas partie au problème, donc seront reconnus comme neutres par les parties en cause.
En cas de désaccord ou de litige survenant entre administrateurs, qui ne pourrait trouver solution dans une décision de présidence (par suite du refus de la présidence de trancher, ou de la contestation par une des parties du droit de la présidence à trancher), le différend sera soumis à l’arbitrage d’un collège composé de cinq administrateurs qui n’auront pas partie au problème, donc seront reconnus comme neutres par les parties en cause. En cas d’impossibilité à s’entendre sur une solution reconnue comme honorable et raisonnable, le Conseil d’Administration devra démissionner et convoquer d’urgence une assemblée générale extraordinaire, qui appréciera l’affaire et procédera à l’élection d’un nouveau conseil pour administrer l’association.
Dans tous les cas d’arbitrage, il sera tenu procès verbal constatant l’objet du différend, relatant les faits constatés, reprenant les arguments développés par les parties, et signifiant l’analyse et la décision du collège arbitre.
Seules la contestation motivée de la composition du collège arbitre ou la constatation du non respect des statuts ou du règlement intérieur de l’association permettent de faire appel de la décision d’arbitrage. L’instruction et le jugement du différend sont alors renouvelés.
Retrait de mandat ou d’agrément - Radiation
Les manquements aux règles associatives font d’abord l’objet d’un rappel à l’ordre par la présidence. Seuls des faits graves et caractérisés peuvent motiver le retrait d’un mandat d’administrateur confié par l’élection en assemblée générale, le retrait d’un agrément de délégué régional ou encore la radiation, c’est-à-dire l’exclusion de l’association.
La demande de retrait de pouvoir ou de radiation doit être déposée auprès du président ou du secrétaire général et reposer sur une plainte précise. Si les griefs invoqués le justifient, elle est alors instruite en séance disciplinaire du Conseil d’Administration, pour permettre aux parties de s’expliquer.
Le conseil disciplinaire doit être convoqué au moins deux semaines à l’avance et retenir une date qui convienne aux adhérents concernés. Il ne peut valablement délibérer que s’il réunit au moins la moitié des membres du Conseil d’Administration (en dehors des parties en cause) pour entendre les plaignants et défendeurs ainsi que leurs conseils éventuels.
En cas de sanction par retrait de mandat ou d’agrément ou par radiation, tout membre mis en cause peut déposer recours auprès de l’Assemblée Générale et doit en attendre la tenue pour connaître l’issue définitive de la procédure. Un tel sursis maintient temporairement
la privation de mandat ou d’agrément, mais suspend la radiation.
II - Gestion administrative et financièreOrganisation des réunions du Conseil d’Administration et du Bureau Directeur
L’ordre du jour est établi par le président ou le secrétaire général en fonction des priorités d’administration et de gestion de l’association. Il doit prendre en compte les demandes des administrateurs, des permanents du siège et de tout adhérent qui aura sollicité le traitement d’une question sensible. Si un sujet n’est pas retenu ou pas traité dans l’ordre du jour par manque de temps ou insuffisance d’informations, il faut en faire mention en séance et dans le compte-rendu de la réunion.
Dans les deux semaines qui suivent une réunion, son compte-rendu doit être adressé aux membres concernés. Il est repris en séance suivante, éventuellement corrigé, puis validé par vote, et versé dans sa version définitive au registre des procès verbaux avec signature du président et du secrétaire général (sur feuillets numérotés, conformément aux statuts).
Responsabilité juridique et financière - Délégations de pouvoir
Les statuts déterminent que " le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile ". En élisant son(sa) président(e), le Conseil d’Administration lui délègue donc la responsabilité civile et financière liée à l’administration et à la gestion de l’association.
Cependant, les secrétaire général(e) et trésorier(ère) acceptent, à travers leurs mandats, de partager plus directement cette responsabilité respectivement dans l’administration et dans la gestion financière de l’association.
Toute délégation de pouvoir donnée par un de ces responsables fonctionnels à un membre actif doit porter sur un objet précis, connu de l’intéressé et compris par lui, correspondant à ses compétences supposées. Elle nécessite un contrôle de sa bonne utilisation.
Ouverture de comptes bancaires et délégation des signatures
L’ouverture d’un compte bancaire doit être décidée en réunion de Bureau Directeur et la délégation de signature faire l’objet d’un procès-verbal signé à la fois par les mandants présents et par le mandataire pour acceptation. En principe, les détenteurs de signatures sont le(la) présidente et le(la) trésorier(ère).
Il n’est pas prévu de co-signature sur les chèques, mais toute dépense exceptionnelle d’un montant significatif est si possible discutée préalablement en réunion du Bureau Directeur, et ne s’engage en tout cas qu’après consultation des autres responsables fonctionnels.
Engagement des dépenses : autorisations, justifications et remboursements
Les membres actifs ou partenaires agissant au profit de l’association ne peuvent engager de dépenses en son nom que s’ils en ont reçu l’autorisation dans un cadre précis :
- mission relevant d’un mandat d’administrateur ou de délégué régional ;
- mission permanente sur une fonction de bénévolat confiée par le bureau directeur
(par exemple tenue d’une permanence téléphonique au nom de l’association) ;
- mission ou initiative ponctuelle impliquant l’association sur un événement précis
d’animation interne ou d’action militante (conférence, forum, congrès, séminaire…) ;
- prestation commandée à un partenaire (personne morale ou physique intervenant à
titre professionnel ou privé).Hormis les frais de déplacement liés aux réunions régulièrement organisées par le Conseil d’Administration et le Bureau Directeur, et hormis les frais nécessaires aux actes courants d’administration et de gestion de l’association, les décisions de dépenses doivent recevoir l’aval préalable du Bureau, signifié par écrit dès que le montant dépasse cent euros.
A cette fin, une fiche type de demande d’autorisation de dépenses est mise à disposition des adhérents par le secrétariat de l’association. Sa validation par un des administrateurs responsables de la gestion (président ou vice-président, secrétaire général, trésorier) vaut garantie de remboursement dans la mesure où l’objet de la dépense et le montant autorisé (valeur exacte ou fixation d’un seuil maximal) seront respectés. Au delà de cinq cents euros, la décision doit être validée par deux au moins des administrateurs responsables.
S’agissant des dépenses engagées directement par les administrateurs chargés de gestion, toute initiative sortant du cadre habituel des dépenses de fonctionnement et portant sur un montant atteignant mille euros sera soumise à une décision collective du Bureau Directeur.
Gestion des frais de déplacement
Les frais de déplacement engagés au nom de l’association par des personnes autorisées, dans le cadre de missions ou collaborations relevant clairement de mandats confiés ou de prestations commandées, font l’objet de remboursement sur présentation d’une fiche type dûment renseignée indiquant l’objet et le(s) bénéficiaire(s) de la dépense, accompagnée des justificatifs comptables :
- titres de transport correspondant à un trajet bien identifié ;
- fiches de restaurant datées et mentionnant clairement le nombre de repas ;
- factures libellées avec précision et – à défaut – tickets de caisse lisibles.
La fiche type d’enregistrement des frais de déplacement et demande de remboursement est fournie par le secrétariat de l’association. Elle doit être adressée au trésorier, accompagnée des justificatifs (dont il est conseillé de conserver photocopie pour éviter tout litige en cas de perte de courrier).
Tenue de la comptabilité et contrôle des comptes
Il est fait appel à un expert comptable pour valider les comptes annuels présentés lors de l’assemblée générale ordinaire, et pour assister le Bureau Directeur dans toute procédure budgétaire ou toute analyse financière nécessitant des compétences particulières.
Conduite et contrôle de la gestion
Les exercices comptables se déroulent par années civiles. La gestion financière s’appuie sur des budgets préparés par le Bureau Directeur et soumis au Conseil d’Administration, qui les valide et en présente la synthèse à l’Assemblée Générale :
- budget prévisionnel de fonctionnement, établi en début exercice pour l’année à venir
et assorti du calendrier d'action, pour présentation à l’Assemblée Générale (réunie en
principe au mois de Mars) dans le cadre du rapport d’orientation ;- budget de suivi et d’ajustement établi en septembre, analysé au plus tard en octobre ;
- compte administratif (budget d’exécution) établi en sortie d’exercice pour mesurer
les écarts avec les budgets précédents et accompagner l’analyse des comptes annuels,
soumis à approbation de l’Assemblée en Mars de l’année suivante.
Procédures d’interrogation et droit d’alerte
En cas de doute prononcé sur la santé financière de l’association et sa capacité à honorer ses engagements, ou sur la bonne tenue des comptes, ou encore sur la régularité des actes de gestion, tout adhérent peut demander communication des états comptables et tableaux de gestion sous forme synthétique (bilans et comptes de résultat, budgets successifs, états de trésorerie).
Si l’étude de ces documents ne lui suffit pas pour apprécier la situation, et à la condition qu’il motive clairement ses inquiétudes par courrier recommandé adressé à la présidence, il peut demander un rendez-vous au siège de l’association avec un des membres du Bureau Directeur chargé plus spécialement de la gestion comptable et financière, afin de consulter les comptes détaillés et de se faire expliquer tout point de gestion qui le préoccupe.
Un droit d’alerte est reconnu lorsque l’analyse des comptes et de la gestion, effectuée par des personnes a priori compétentes, fait apparaître des risques sérieux pour l’association. Un audit financier s’impose alors au bureau sur demande expresse, signifiée par écrit, de cinq membres actifs figurant parmi les administrateurs et délégués régionaux. Son résultat conduit éventuellement à la convocation d’une assemblée générale extraordinaire.
Suivi des adhésions - Gestion et protection des fichiers
Dans le cadre de la loi ‘Informatique et libertés’, la tenue du fichier des adhérents obéit à des règles strictes de protection de l’information. Seuls peuvent accéder à ce fichier :
- pour enregistrement et modification éventuelle des données, les personnes habilitées
par le Conseil d’Administration (en principe les permanents du secrétariat national
et les administrateurs élus comme responsables fonctionnels au Bureau directeur) ;
- pour consultation, tous les administrateurs et délégués régionaux.Les coordonnées des adhérents d’une région ou d’un secteur géographique plus localisé
ne seront reproduites et transmises au délégué régional ou au contact local que pour les adhérents qui l’auront expressément autorisé. Leur liste devra conserver son caractère confidentiel et le correspondant qui en prendra possession s’engagera à le préserver.Par ailleurs, il pourra demander au secrétariat de l’association les chiffres statistiques liés aux adhésions, et utiliser les médias internes (revue et site internet) pour entrer en relation avec d’autres adhérents de son secteur géographique.
Mise à disposition des équipements de l’association
L’usage des matériels de l’association est réservé aux activités respectant ses objectifs.
En dehors des personnes dûment habilitées, les membres actifs qui désirent accéder à un équipement doivent en faire la demande aux responsables concernés.
III - Actions de communication et organisation de manifestations
Identification des informationsPar souci de rigueur et d’honnêteté, les informations diffusées oralement ou par écrit au nom de l’association doivent permettre la distinction claire entre présentation objective de connaissances établies, au contenu scientifique et technique caractérisé, et l'exposé subjectif des opinions, analyses et témoignages et choix personnels d’une part, des orientations ou réflexions associatives, expériences et engagements collectifs d’autre part.
Les membres actifs intervenant en tant que conseils aux adhérents doivent se garder de toute prescription qui relèverait de la pratique médicale et de tout jugement de valeur sur des actes thérapeutiques dépassant leurs propres compétences. Le soutien attendu tient d’abord à la capacité d’écoute et d’échange des expériences. Il s’agit d’informer, rassurer et orienter avec mesure, sans forcer le propos dans le témoignage ou la recommandation de solutions personnalisées.
Prises de paroles, rédaction et diffusion d’informations au nom de l’associationFrance Acouphènes exerce un droit de contrôle sur les informations diffusées en son nom.
Seuls sont habilités à parler officiellement au nom de l’association les administrateurs, les délégués régionaux et les permanents mandatés. Les autres membres participant au débat public en qualité d’adhérents de France Acouphènes doivent préciser qu’ils interviennent à titre personnel ou sur mandat express.
Responsabilité de "La Revue de France Acouphènes", du site Internet et du forum.Les médias représentatifs de l’association sont placés sous la responsabilité du Conseil d’Administration. S’agissant de la revue diffusée régulièrement aux adhérents et du site Internet, organes d’information essentiels qui nécessitent une gestion rigoureuse, cette responsabilité est déléguée à un directeur de publication et un administrateur de site. Le forum Internet de l’association est soumis à la charte habituelle à ce type de média. Elle est clairement rappelée à quiconque s’y connecte par l’intermédiaire du site.
Organisation de réunions ou manifestations publiques au niveau régional ou localToute organisation de réunion ou de manifestation au nom de ‘France Acouphènes’ doit être assumée par un membre adhérent au moins et préalablement déclarée au secrétariat du siège à fin d’enregistrement, puisque la responsabilité civile de l’association se trouve engagée et nécessite une couverture par son assurance spécifique (y compris dans le cas
des groupes de paroles et ateliers thérapeutiques).Si un accident survenait dans une réunion publique ayant fait l’objet de publicité sur le nom de France Acouphènes sans avis préalable à son instance administrative, l’association serait fondée à se retourner contre l’organisateur pour usurpation d’identité ou de pouvoir.
Afin de faciliter l’annonce et l’enregistrement des réunions et manifestations organisées au nom de l’association, une fiche type de déclaration est mise à la disposition des adhérents par le secrétariat de l’association. Sa réception au secrétariat du siège par courrier postal ou courrier électronique garantit la couverture de l’événement par le contrat d’assurance en responsabilité civile souscrit à cet effet. Un avis d’enregistrement est immédiatement renvoyé à l’organisateur et vaut autorisation, sauf mention contraire expresse.
Partenariats extérieurs - Participation à d’autres instances associativesL’engagement de l’association dans des partenariats relève de choix militants nécessitant l’accord du Conseil d’Administration. Pour les actions locales ou régionales ponctuelles qui s’inscrivent clairement dans les orientations associatives, il suffit que le correspondant impliqué informe le Bureau Directeur de l’objet et des modalités du partenariat envisagé.